REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
Note liminaire
Le présent règlement d’ordre intérieur complète et précise les Statuts de l’A.S.B.L. “Club Royal des Officiers du Régiment des Guides”, qui ont été publiés aux annexes du Moniteur belge du 21 juin 1947 et dont la dernière révision a été décidée lors de l’Assemblée générale extraordinaire des associés du 11 mai 2011, publiée aux annexes du Moniteur belge du 7 novembre 2011, sous le n°11167435.
TITRE I Fréquentation
Art 1er. Accès au Club
L’accès au Club est réservé prioritairement à ses membres. Les membres du Club sont cependant autorisés à y inviter des non-membres. Les noms et adresses de ces invités seront à chaque fois inscrits dans le registre déposé à cet effet dans le hall d’entrée.
Les membres éviteront l’invitation de candidats refusé, suspendu ou exclu par l’Assemblée Générale. En cas de doute, les membres s’adresseront préalablement au Conseil d’Administration du Club.
Les membres sont responsables de la tenue ainsi que des faits et gestes de leurs invités.
Art 2. Jours et heures d’ouverture-réservations
Les salons du Club sont ouverts aux membres tous les jours en semaine aux heures du déjeuner de 12 à 14 heures 30.
Les réservations pour les déjeuners sont prises au plus tard 24 heures à l'avance directement auprès du Club, soit par téléphone (au N° 02 2304021) entre 9 et 11 heures les jours ouvrables soit par mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.); dans ce dernier cas, le membre vérifiera en temps utile qu’un accusé de réception lui aura été envoyé. Chaque troisième lundi du mois, à l’exception de juillet et d’août, le Club organise au profit de ses membres et de leurs invités une table d’hôte. Pour cette occasion, un horaire particulier se terminant à 14 heures précises est d’application.
Les Salons du Club sont fermés les samedis, dimanches et jours fériés légaux ainsi que durant les périodes de congés. Toutefois, des activités peuvent y être organisées en fonction des disponibilités des locaux et des services du traiteur.
Le Club, pour sa part, organise tout au long de l’année plusieurs activités en soirée à l’intention de ses membres. Les inscriptions s’y font via un virement préalable et se clôturent à la date limite reprise sur l’invitation.
Art 3. Usages
Les us et coutumes prévalant au Club sont ceux qui étaient en vigueur dans les mess de Cavalerie, en particulier au Mess Officiers du 1er Régiment de Guides.
Sauf lorsqu’une autre tenue est imposée, la tenue de ville est obligatoire et est à comprendre dans son sens le plus strict, tant pour les dames que pour les messieurs. Le port de la cravate est obligatoire pour les messieurs.
Art 4. Utilisation des locaux
Le traiteur organise dans les installations mises à sa disposition, non seulement les activités propres au Club, mais encore celles souhaitées par des membres ou celles acceptées pour des non-membres ; il aura le souci de ne retenir que les demandes conformes à l’étiquette de la Maison, informant en permanence le Club et coordonnant avec lui leur insertion dans le calendrier. Les demandes acceptées seront enregistrées au planning des activités.
Art 5. Emploi de l’argenterie
L’argenterie utilisée au Club est mise à sa disposition par l’A.S.B.L. “Association des Officiers du Premier Régiment de Guides” qui en est dépositaire. Les décorations et les milieux de table sont à la disposition de tous en toute occasion.
Pour des raisons de conservation et d’entretien, les assiettes plates en argent servent désormais de sous-assiettes pour le service de porcelaine. Pour les déjeuners (lunches) ces sous-assiettes en argent seront utilisées pour toutes les catégories de convives confondues.
Pour les évènements à midi ou en soirée, l’emploi de ces sous-assiettes en argent est strictement réservé aux seules activités organisées par le Club ou par un membre présent à l’événement.
Pour les mêmes raisons de conservation et d’entretien, l’emploi des autres pièces d’argenterie (couverts, porte-menus, salières, poivrières, plats, rince-doigts, service à café, saladiers et autres récipients ou pièces de service en argent) est strictement réservé aux seules activités organisées par le Club. L’opportunité est cependant offerte aux membres d’en demander l'utilisation sur simple demande adressée à un membre du Comité de gestion. La qualité des membres sera jugée sur base de l’annuaire de l’année en cours.
L’emploi par le personnel des plateaux et plats en argent pour le service est toutefois laissé à l’appréciation du maître d’hôtel.
Toute autre demande de dérogation sera adressée à un membre du Comité de gestion du Club.
En aucun cas, l’argenterie ne peut quitter le Club.
TITRE II Membership
Art 6. Cotisations
Le montant des cotisations est fixé annuellement par le Conseil d’administration conformément aux dispositions de l’Art 10 des Statuts. Un montant de base différent est fixé pour les membres d’honneur et effectifs, pour les membres affiliés et pour les membres adhérents. Les membres âgés de moins de 40 ans se voient appliquer une réduction de 50% du montant de base. Les membres effectifs, officiers d’active en activité, se voient également appliquer un montant préférentiel. Ces réductions ne sont pas cumulables.
Les membres qui ne sont pas en règle de cotisation se verront appliquer l’Art 7 des statuts.
Art 7. Carte de membre et annuaire
Une carte de membre est délivrée aux membres du Club qui en font la demande après acquittement du montant de leur cotisation. Elle est strictement personnelle et ne peut être produite, sous peine de retrait, que par son titulaire.
Un annuaire est adressé chaque année aux membres en ordre de cotisation.
Art 8. Démission
En vertu de l’Art. 7 des statuts, tout membre a la faculté de démissionner en adressant une lettre au Président du Conseil d’administration. Dans ce cas, la cotisation versée pour l’année reste acquise au Club.
TITRE III Fonctionnement interne
Art 9. Direction
Le bon fonctionnement du Club est placé sous la responsabilité d’un(e) gestionnaire et d’un Comité de gestion désignés par le Conseil d’administration.
Ils sont chargés de la gestion et de l’administration journalière du Club sous la supervision d’un membre du Conseil d’Administration. Ils veillent au respect du présent règlement et propose au Conseil d’administration toute modification qu’il jugerait utile d’y apporter.
Art 10. Doyen des lieutenants
Le Président du Club investit un « doyen des lieutenants » : celui-ci est le confident des plus jeunes et l’intermédiaire idéal entre les différentes générations de membres du Club. A ce titre, il veille à l’amélioration permanente des relations entre les membres afin que le Club, dans la plus pure tradition des Régiments de Cavalerie, se distingue par son chic et son panache ainsi que par la bonne entente qui y règne entre tous ses membres.
Article 11. Le plus jeune officier
Le plus jeune officier est investi par le doyen des lieutenants avec l’accord du Président du Club. Son rôle consiste principalement à rappeler à l’ordre, avec tact et humour raffiné, ceux parmi les membres qui font preuve de négligences ou de manquements pouvant nuire à la bonne atmosphère qui doit régner au sein du Club.
Une fois par an, lors du Repas de Corps de la fête du Roi, il est autorisé à mettre certains officiers à l’amende (ou à l’honneur). Par contre, seul le Président du Club aura ce pouvoir à son égard.
Lors de ce même Repas de Corps, il sera invité à annoncer le « Vœu de l’Ours », sorte de défi lancé au Club et/ou à son président dans le but toujours constructif et original de favoriser sans cesse l’épanouissement du Club et la convivialité entre ses membres. »
Art12. Finances
Les activités organisées par le Club au profit de ses membres requièrent généralement un versement préalable sur le compte du Club. Tout désistement interviendra au plus tard 24 heures avant la date limite d’inscription. Au-delà, le remboursement de la contribution du membre ne peut être garanti.
Pour les tables d’hôtes et les déjeuners, le paiement se fait sur place à l’aide d’une carte Visa, Eurocard, Amex, Maestro ou en cash ; une souche TVA est délivrée.
Les activités privées organisées soit par des membres soit par des non-membres feront l’objet d’un devis établi par le traiteur, les paiements se faisant directement sur le compte de celui-ci.
Pour toutes les prestations, les tarifs appliqués aux non-membres sont majorés par rapport à ceux réservés aux membres.
TITRE IV Clubs affiliés
Art 13. Clubs affiliés
Les membres du Club qui désirent fréquenter le Cavalry and Guards Club (127 Picadilly, London W1J7PX (Tel 020 7499 1261 & Fax 020 7495 5956) doivent y présenter leur carte de membre.
Les conditions et possibilités de logement et de restauration offertes pouvant subir des modifications, il est conseillé aux membres de se mettre directement en rapport avec le Cavalry and Guards Club par Tel ou par mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
Un partenariat portant sur les activités et sur certaines facilités a été conclu avec la Société de l’Ordre de Léopold au profit des membres des deux associations. Le secrétariat de la Société de l'Ordre de Léopold peut être contacté par Tel (02 537.91.46) ou par mail ( Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. )
TITRE V Communication
Art 14. « Courrier du Club »
Le « Courrier du Club », bulletin d’information interne du Club, est adressé par courrier aux membres sur base trimestrielle. Les invitations aux activités propres du Club ainsi que leurs modalités pratiques (montant à verser, date limite d’inscription, tenue, etc), les appels de cotisation ainsi que les convocations à l’Assemblée Générale annuelle sont jointes à ces envois trimestriels.
Art 15. Site Internet
Le site www.clubdesguides.be assure l’information externe et interne du Club. Il reprend notamment les informations pratiques quant au fonctionnement et aux activités du Club. L’utilisation éventuelle par le traiteur des textes repris sur le site du Club devra faire l’objet d’un accord donné par le Club.
Article 16. Adresse email
L’adresse e-mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. permet à chacun d’effectuer des réservations et d’adresser au Club toute demande, commentaire ou suggestion. Il est spécialement recommandé d’adresser par son intermédiaire toute modification d’adresse, téléphone, etc qu’il y a lieu d’apporter à l’annuaire. Cette adresse e-mail permet aussi d’adresser au Club des commandes d’articles mis en vente par le Club. Enfin, elle est couplée à un agenda géré en ligne qui permet aux différents intervenants (gestionnaire, traiteur, Conseil d’Administration) de planifier et de coordonner les activités du Club.